Support

Support Blogs: Hoe maak je een goede mailing?

Support

Wij helpen je verder!

Heb je problemen met het instellen van je mail client? Wil je weten hoe je een virtuele server herstart? Vraag je je af wat de beste kwaliteit is om te streamen? Grote kans dat deze vraag al eens voorbij is gekomen. Op deze pagina behandelen we de meestvoorkomende vragen en problemen. Kom je er alsnog niet uit? Neem dan gewoon contact op met onze servicedesk.

Hoe maak je een goede mailing?

Een mailinglijst is een perfecte manier om in contact te blijven met klanten en andere geïnteresseerden. Maar helaas is de online wereld vergeven van de spammers die proberen om ook een plekje in de inboxen te bemachtigen. Providers doen er logischerwijs alles aan om spam te weren. Hoe zorg je ervoor dat jouw bonafide mailing de spamfilters passeert? We hebben onze tips voor je op een rijtje gezet.

De enige juiste methode voor mailings: dubbel opt-in

Er zijn wettelijke regels voor mailings, en daar moet je je natuurlijk gewoon aan houden. Als je je klanten wilt mailen, zorg er dan voor dat die klanten daar zelf om gevraagd hebben. De enige juist methode daarvoor is de zogenaamde ‘dubbel opt-in’. Dubbel opt-in, of confirmed opt-in (COI), is een methode voor inschrijving op een mailinglijst, die als volgt werkt:

  1. Inschrijfformulier: de klant vult zelf zijn gegevens in op een online formulier en geeft daar aan dat hij mail van je wil ontvangen. De klant klikt dan op de ‘Subscribe’-knop.
  2. Na het klikken op de ‘Subscribe’-knop volgt een ‘Bedankt’-pagina. Hier staat het bericht dat de klant zijn mailbox moet checken voor het bevestigingsmailtje.
  3. De bevestigingsmail bevat een link waarop de klant moet klikken om de aanmelding te bevestigen en activeren. Klikt de klant hier niet op, dan komt hij niet op de mailinglijst.
  4. Zodra de klant op de link heeft geklikt, komt hij weer op een ‘Bedankt’-pagina. Daar leest hij dat de aanmelding succesvol is verlopen en dat hij nu op de mailinglijst staat. De applicatie op de server bewaart het IP-adres van de klant, het tijdstip en verder alle andere relevante gegevens als bewijs dat de klant zich heeft ingeschreven.
  5. Welkomstmail: nadat de hele procedure voltooid is, stuur je de klant het laatste mailtje, met hierin de bevestiging dat de klant is ingeschreven op de mailinglijst. Dit mailtje (en alle verdere communicatie) bevat onderaan een link waarmee de klant zich kan uitschrijven.

Meer informatie op http://en.wikipedia.org/wiki/Opt-in_email

Aan welke inhoudelijke eisen moet je mailing voldoen?

Taalgebruik

Zorg voor gepast en correct taalgebruik. Grote providers, diensten en bedrijven die enorme bergen mail afvangen en verwerken, hebben er baat bij om spam tegen te houden. Mailtjes worden grondig onderzocht met steeds geavanceerdere filters. Het is niet ondenkbaar dat zelfs taalfouten, grof taalgebruik, of bepaalde termen de kans vergroten dat je mail als spam wordt aangemerkt. Let daarom op aanhef, interpunctie, hoofdlettergebruik enzovoort. Schrijf dus niet: ‘AANBIEDING’, of: ‘Aanbieding!!!!!’ of: ‘Dit Is Een Mooie Aanbieding!’ Probeer vooral origineel te zijn en toon respect voor de persoon aan wie je de mail stuurt. Het is immers de bedoeling dat hij of zij je mailtje gaat lezen.

Onderwerp

Vermijd al te opdringerige termen in het onderwerp (Subject) van de e-mail. Dus ook hier geen termen als ‘Aanbieding’, of ‘KLIK HIER’. Voorkom typische schreeuwerige marketing-/salestermen. Hou het weer origineel.

Body

De ‘body’ van de mail, dus het bericht zelf, moet uiteraard aan dezelfde voorwaarden voldoen. Zorg voor een net geschreven bericht. Maak het zeker niet te kort. Let op de opmaak. Je mail moet er eigenlijk uitzien als een nette brief. Dus ook weer: aanhef, interpunctie, hoofdlettergebruik, samenhangende alinea’s, groet. Netjes!

Vermijd (short) URL’s

URL’s in mailtjes worden al snel als kwaad gezien. Zeker als dat short URL’s zijn. Het schrijven zou genoeg info moeten geven, probeer de klant niet te overspoelen met informatie.

Meer informatie op http://en.wikipedia.org/wiki/URL_shortening#Privacy_and_security

Minimaliseer externe content

Veel mailprogramma’s laden externe content niet in, omdat dit mechanisme vaak wordt gebruikt door spammers en in malwaremailtjes; het aanklikken van de mail kan immers al voor een besmetting zorgen. Doe het liever dus gewoon helemaal niet. De tekst in de mail zou interessant genoeg moeten zijn.

HTML mail

HTML mail? Liever niet. Waarom zou ook het nodig zijn? De tekst van de mail zou interessant genoeg moeten zijn. Maar als het toch moet: zorg er in ieder geval voor dat je je aan de HTML-standaarden houdt! En uiteraard weer: minimaliseer die externe content. Zet het bericht in ieder geval nóóit in een graphic/plaatje. Filters kunnen hier niets mee (of heel erg lastig), en markeren zo’n mailtje dan al snel als spam. Houd de opmaak zo simpel mogelijk. Geen toeters en bellen, overmatig kleurgebruik, grote letters enzovoort.

Afmeld link

De klant moet zich te allen tijde kunnen uitschrijven. Daarom moet je dus in iedere mail weer een afmeldlink opnemen. Iedere keer dat je zo’n link meestuurt, hoort die dertig dagen te werken. De procedure moet duidelijk zijn en de verwerking moet snel zijn. Dus niet: ‘Na 30 dagen wordt uw afmelding verwerkt.’ Een afmelding moet binnen 48 uur verwerkt zijn.

Applicatietechnische tips voor mailings

Laat headers met rust

Voeg zelf geen headers toe. Laat dit aan mailservers over.

Tempo van versturen

Verstuur niet zo snel als je server het toelaat. Praktisch alle grote mailverwerkers (Google, Microsoft, Yahoo) passen direct rate-limiting toe als je mailings te snel verstuurt. De mail belandt vervolgens in de lokale mail queue van je gebruikte SMTP-server, met als gevolg dat het misschien nog langer duurt voordat alles eruit is. Bovendien kun je bedenken dat je ook een slechte reputatie krijgt als je continu tegen die rate-limiting-filters aan zit te knallen.

Bounces

Heel belangrijk: accepteer je bounces! Verwerk ze. Analyseer je maillogs. Bekijk wat niet aankomt, welke mailboxen niet meer bestaan. Ga daar niet te laconiek mee om. Veel grote providers zien het nu al als ‘namespace mining’ als je veel mail probeert te versturen naar adressen die niet bestaan. Namespace mining is een techniek die spammers gebruiken. Zij sturen mail naar willekeurig gegenereerde e-mailadressen, en noteren de mailadressen van mailtjes die niet bouncen als bestaand. Om dit tegen te houden, merken providers het sturen van mailings naar onbekende adressen al snel aan als namespace mining, met blacklisting als gevolg.

Meer informatie
- http://en.wikipedia.org/wiki/Bounce_message
- http://www.adhost.com/support/email/spam/namespace.shtml

Tips om via DNS je mailings betrouwbaar te maken

A- en PTR-records

Zorg voor juiste instellingen met betrekking tot A- en PTR-records. Dus de hostnaam van je server (bijvoorbeeld srv01.netground.nl) resolvet naar 87.250.154.255 (A-record) en 87.250.154.255 resolvet omgekeerd (PTR-record) naar srv01.netground.nl. Net Ground stelt dit bij de installatie van je gehoste server al correct in. Uiteraard moet je hierbij niet de aanwezige IPv6-adressen vergeten!

Meer informatie op (generiek): http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_DNS_record_types

SPF-records

SPF (Sender Policy Framework)-records op het domein waarvandaan je mail stuurt, kunnen helpen om de spamscores laag te houden. Dit werkt via DNS. Met SPF-records kun je als eigenaar van het bewuste domein zelf aangeven welke servers (IP-adressen) mail mogen versturen vanuit dit domein. Mailservers die dan mail van jouw server krijgen, kunnen dat SPF-record opvragen, en als het IP-adres van jouw server daarin te vinden is, is dat weer een klein beetje ‘bewijs’ dat het geen spam zou mogen zijn. Iemand anders, bijvoorbeeld een spammer, kan immers in principe geen DNS-settings van jouw domein aanpassen.

Als we uitgaan van het voorbeeld-IP-adres uit 4.1, dan zou het SPF-record er zo uit kunnen zien:

v=spf1 a mx ip4:87.250.154.255 ~all

De toevoeging ‘~all’ genereert een SOFTFAIL als het IP-adres niet klopt, dus als een ander IP-adres mailt uit jouw naam. Het is over het algemeen aan te raden om ‘~all’ toe te voegen. Spamfilters kunnen dan de mail markeren als verdacht, maar wel doorlaten. Als je heel zeker van je zaak bent, zou je zelfs ‘-all’ kunnen gebruiken. Spamfilters houden mail dan tegen die niet vanaf dat IP-adres is verstuurd.

Meer informatie:
- http://www.openspf.org/SPF_Record_Syntax
- http://en.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework

DKIM

Met DKIM (DomainKeys Identified Mail) neem je als het ware verantwoordelijkheid voor de mail die je stuurt, en daarmee kun je weer met iets meer zekerheid door de spamfilters komen. DKIM geeft je mail (en je server) een betere reputatie. DKIM voegt het veld ‘DKIM-Signature’ toe aan de header van een e-mail. Dit veld bevat een digitale handtekening van de inhoud van de e-mail, op basis van zowel headers als de body van de e-mail. Deze handtekening wordt gemaakt door middel van SHA-256-encryptie, waarbij gebruik wordt gemaakt van RSA voor het afhandelen van de encryptie van de sleutel.

Ontvangende mailservers controleren de authenticiteit van een e-mail en kunnen deze op basis van het resultaat uit de DKIM-test blokkeren. Bovendien is een domein dat beschermd wordt door middel van DKIM minder interessant voor spammers, omdat de kans kleiner is dat hun spamberichten de inbox van een ontvanger bereiken. Dit heeft als bijkomend voordeel dat met DKIM beschermde domeinen minder vaak misbruikt zullen worden. Daarnaast biedt DKIM een middel om de juistheid van een e-mail aan te tonen. E-mails die beschadigd zijn gedurende transport, kunnen als zodanig worden gemarkeerd.

Net Ground kan op verzoek je mailserver voorzien van DKIM.

Meer informatie op http://en.wikipedia.org/wiki/DomainKeys_Identified_Mail

De rol van je server bij het versturen van mailings

Reputatie

Houd de reputatie van je server (het IP-adres, het domein waaruit je mail verstuurt) in de gaten. Als de reputatie ineens naar beneden gaat, kun je problemen verwachten. Door in te grijpen, kun je misschien verdere ellende voor zijn. Enkele sites waarmee dat goed te doen is:

- http://www.commtouch.com/check-ip-reputation/
- https://www.senderscore.org/
- http://ipremoval.sms.symantec.com/lookup/

Controleer DNSBL-records

Controleer of het IP-adres van je server op een blacklist is gekomen. Als dat het geval is, wordt mail die vanaf jouw server is verstuurd, hard geweigerd (afhankelijk van hoe streng de ontvangende mailserver filtert uiteraard). Net Ground monitort standaard je IP-adres al, maar het kan nooit kwaad hier zelf ook actief mee bezig te zijn. Enkele sites waarmee dat goed te doen is:

- http://barracudacentral.org/lookups
- http://www.dnsbl.info/dnsbl-database-check.php
- http://www.dnswatch.info/dns/rbl-lookup
- http://www.dnsbl-check.info/?checkip=

Meer informatie op http://en.wikipedia.org/wiki/DNSBL

Accepteer callbacks

Sommige ontvangende mailservers controleren bij de ontvangst van mail van je server direct of de mail ook gebouncet kan worden. Dat is nog in de pre-DATA-fase, dus nog voordat je mailserver de body van de mail aangeboden heeft, maar nog in de fase waarbij het ‘mail from:’-adres gegeven wordt, en het ‘return-path:’-adres. Die controle doen ze omdat spammers er een handje van hebben om daar e-mailadressen te gebruiken die niet werken. Zorg er dus voor dat jouw server mail naar het ‘return-path:’-adres accepteert, anders loop je het risico dat je als spammer wordt gezien en dat jouw mail wordt geweigerd. Vaak − in ieder geval bij PHP − moet het ‘return-path:’-adres door de programmeur gezet worden (-f flag bij de php-mailfunctie).

Meer informatie op http://en.wikipedia.org/wiki/Callback_verification

Accepteer postmaster@- en abuse@-mailtjes

Volgens de ‘regels’ (http://tools.ietf.org/html/rfc822 ) hoor je postmaster@- en abuse@-mailtjes te accepteren en te verwerken. Dit zijn klachten over je server of de mailtjes die je stuurt. Daarvan wil je überhaupt op de hoogte blijven!

Meer informatie op http://en.wikipedia.org/wiki/Postmaster_(computing)

Testen

Test eerst alle schakels in de keten. Controleer alle headers. Hiervoor kun je heel goed Gmail.com gebruiken, of Outlook.com. Zorg ervoor dat alles in orde is voordat je je klanten gaat mailen. Want onthoud: het is vaak vele malen moeilijker om van een blacklist af te komen, dan erop.


Deel dit item: