Support

Hosted mail: Handleiding Kerio

Support

Wij helpen je verder!

Heb je problemen met het instellen van je mail client? Wil je weten hoe je een virtuele server herstart? Vraag je je af wat de beste kwaliteit is om te streamen? Grote kans dat deze vraag al eens voorbij is gekomen. Op deze pagina behandelen we de meestvoorkomende vragen en problemen. Kom je er alsnog niet uit? Neem dan gewoon contact op met onze servicedesk.

Handleiding Kerio

In dit artikel behandelen we de meestvoorkomende acties binnen onze hosted mail-omgeving.

Afwezigheidsbericht in Kerio hosted mail

Hosted mail biedt je de mogelijkheid om gebruik te maken van afwezigheidsberichten. Zodra er een e-mail binnenkomt op een e-mailadres waarvoor een afwezigheidsbericht is ingesteld, wordt er automatisch een bericht verzonden naar het afzendadres.

Je kunt het afwezigheidsbericht instellen via de webmail. Als je rechts bovenin op je naam klikt, zie je in het drop-downmenu ‘Afwezig’. Hiermee kom je direct terecht op de pagina waar je het afwezigheidsbericht kunt instellen.

Maak je gebruik van Kerio Outlook Connector in Outlook op een computer met Windows, dan kun je een afwezigheidsbericht ook via Microsoft Outlook instellen. Volg dan deze stappen:

  • In Microsoft Outlook, klik op 'Kerio Connect'.
  • Klik op 'Opties'.
  • Klik op 'Afwezig...' om een afwezigheidsbericht in te stellen.
  • Agenda in Kerio hosted mail

    De hosted mail heeft een uitgebreide agenda. Om naar de agenda te gaan, klik je binnen de webmail (Kerio Connect) in de bovenste kolom op het kalendericoontje. Met de knoppen ‘Dag’, ‘Week’ en ‘Samenvatting’ kun je het aantal dagen dat zichtbaar is wijzigen.

    Om een nieuwe gebeurtenis in je agenda aan te maken, klik je met de rechtermuisknop op de dag waarvoor je een nieuwe gebeurtenis wilt maken. Je kunt ook dubbelklikken op de dag om direct een nieuwe gebeurtenis te maken.

    Er verschijnt aan de zijkant een kolom waarin je informatie over de nieuwe gebeurtenis kunt invullen. Het is noodzakelijk een onderwerp, begintijd en eindtijd op te geven. Eventueel kun je een locatie opgeven en in het grote tekstvlak onderin notities invullen.

    Om mensen binnen het domein met een hosted mailbox uit te nodigen voor een gebeurtenis, vul je de naam in van degene die je wilt uitnodigen. Je krijgt dan direct te zien of deze persoon beschikbaar is op dit tijdstip. Je kunt, zodra de persoon bij de aanwezigen is gezet, ook een bijeenkomsttijd zoeken.

    Om een persoon uit te nodigen buiten het domein of zonder hosted mailbox, moet je het volledige e-mailadres invullen. Wanneer de afspraak wordt opgeslagen, wordt er een e-mail verstuurd naar het desbetreffende e-mailadres, waarin de uitgenodigde persoon kan aangeven of hij of zij de uitnodiging accepteert. Het antwoord is terug te vinden in de lijst met aanwezige personen.

    Om een herhaalafspraak te maken, klik je tijdens het aanmaken van de gebeurtenis op ‘Herhalen’. Zodra je een optie hebt gekozen, kun je hiervoor nog meer details invullen.

    Als je klaar bent met je instellingen voor de gebeurtenis, klik je op ‘Opslaan’ of ‘Verzenden’.

    Delegeren van e-mail en agenda in Kerio hosted mail

    Met delegeren geef je de mogelijkheid om uit jouw naam mails te laten versturen en agenda afspraken te maken. Dit gaat in een vergelijkbare situatie waarin bijvoorbeeld een secretaresse zaken plant en regelt voor de baas.

    Delegeren is iets anders dan het normaal delen mail mappen, contactpersonen en agenda's in Kerio. Bij delen zullen nieuwe e-mails en agenda afspraken altijd worden gestuurd uit je eigen naam en niet die van de deler van de items.

    Het delegeren van gebruikers kan zowel via Kerio webmail als ook in verschillende e-mail clients als Apple Mail, Microsoft Outlook (voor Mac en Windows). Om het delegeren in te stellen via de Kerio connect client (webmail) kun je de volgende stappen volgen:

    1. Login op de Kerio webmail.
    2. Klik rechts boven op je naam en daarna op 'Instellingen'.
    3. Ga naar het menu 'Delegeren'.
    4. Vul de gebruikersnaam(namen) in de gebruikers die namens jou mogen handelen. Houd er rekening mee dat je alleen gebruikers binnen hetzelfde domein kunt toevoegen.
    5. Klik op 'Opslaan'.

    Hiermee heeft degene die namens jou mag handelen de rechten om berichten namens jou te verzenden en je Postvak IN en je agenda te beheren.

    Beheren van mensen voor wie je gedelegeerd bent

    In de delegatie instellingen kun je zien voor wie je gedelegeerd bent. Dit kunnen een of meerder mensen zijn.
    1. Login op de Kerio webmail.
    2. Klik rechts boven op je naam en daarna op 'Instellingen'.
    3. Ga naar het menu 'Delegeren'.

    In het onderste veld zie je de gebruikers die jou hebben gedelegeerd. Je kunt hier ook een ongewenste delegatie uitzetten door het vinkje weg te halen.

    E-mails verzenden namens mensen door wie je gedelegeerd bent

    Als gedelegeerde mag je uit naam van andere mensen mails verzenden. Zodra je een e-mail bericht opstelt zie je dat je een lijst hebt bij 'Van'. Hier kun je de gebruiker selecteren namens wie je wilt verzenden.

    Agenda

    Om de agenda te openen van een delegerende, klik je op het agenda icoon en zet je daarna een vinkje bij de delegerende. Je ziet nu de inhoud van je eigen agenda en die van de gene die je heeft gedelegeerd.

    Wanneer je een nieuwe gebeurtenis maakt, dan zie je in de afspraak details een extra optie staan, namelijk 'Agenda'. Hier kan je aangeven in welke agenda de afspraak geplaatst moet worden.

    Delen van items met andere gebruikers in Kerio hosted mail

    Je kunt je mappen delen met medegebruikers. Je kunt ervoor kiezen om een hoofdmap te delen of een submap. Per map kun je bepalen of de map gedeeld mag worden en met wie je deze map wilt delen.

    Om een map te delen, klik je op het pijltje naast deze map. Je kunt ook rechts op de map klikken. Hierna kies je voor ‘Delen’.

    Je krijgt dan een scherm waarin je de deelopties kunt opgeven. Door de naam of het e-mailadres in te vullen van degene met wie je de mappen wilt delen, kun je deze persoon toevoegen. Zodra een gebruiker is toegevoegd, kun je ook nog verschillende rechten instellen voor de toegevoegde gebruiker.

    Behalve e-mail kun je ook de agenda, contactpersonen, notities en taken delen. Bij het delen van een agenda is het ook mogelijk om de agenda openbaar te maken. Dit kun je in het rechtenscherm aangeven. Als een agenda openbaar gemaakt wordt, verschijnt er een link bovenin naar de openbare agenda. Wanneer een agenda als openbaar wordt ingesteld, is de agenda voor iedereen te importeren die de weergegeven link heeft, dus ook voor mensen met wie je deze agenda eigenlijk niet wilt delen. Er is dus geen wachtwoord voor nodig om de agenda dan in te kijken.

    Ook bij e-mail, contactpersonen, notities en taken kun je ervoor kiezen om slechts specifieke mappen te delen. Zo kun je bijvoorbeeld e-mail, contactpersonen, notities en taken sorteren en in mappen plaatsen waarna je zelf bepaalt welke mappen er gedeeld mogen worden.

    Voor alle deelopties kun je de volgende rechten geven aan de toegevoegde gebruikers:

  • Kan bekijken: de gebruiker mag items in de deze map slechts lezen. Aanmaken, bewerken en verwijderen is niet toegestaan.
  • Kan wijzigen: de gebruiker mag alles met de map doen. Nieuwe items aanmaken, bewerken en verwijderen. De gebruiker mag de map niet delen met andere medegebruikers.
  • Is eigenaar: de gebruiker mag alles met de map doen. Nieuwe items aanmaken, bewerken en verwijderen. Daarnaast mag de gebruiker de map ook delen met andere medegebruikers.
  • E-mailfilters in Kerio hosted mail

    In hosted mail kun je e-mailfilters instellen. Hiermee kun je e-mailberichten volgens bepaalde criteria bijvoorbeeld automatisch in een juiste map laten plaatsen, automatisch laten verwijderen of automatisch laten doorsturen.

    De e-mailfilters vind je via de instellingen. Klik hiervoor rechts bovenin op je naam en daarna op ‘Instellingen’. Door op de linkertekst ‘Filters’ te klikken, ga je naar de filteropties.

    Om een nieuwe filter te maken, klik je op de knop ‘Nieuw filter’. Er komt dan een simpele versie voor het aanmaken van een filter in beeld. Deze versie heeft beperkte functies. Wil je alle functies voor het aanmaken van een filter, klik dan aan de rechterkant op het icoon ‘...’ Via dit scherm kun je verschillende voorwaarden instellen via drop-downmenu’s.

    In het veld waar standaard ‘Van’ staat, kun je opgeven waarin de filter moet zoeken. De overige velden kunnen veranderen, omdat deze zijn gebaseerd op het eerste veld. Als je bijvoorbeeld een regel maakt die filtert op de berichtgrootte, dan krijg je andere invoervelden.

    Om meerdere regels te maken voor een filter, klik je op het ‘+’-icoontje aan de rechterkant. Het filter bekijkt de regels altijd van boven naar beneden.

    Zodra je hebt aangegeven waar het filter naar moet zoeken, kun je aangeven wat er met deze e-mailberichten moet gebeuren. Hierbij kun je de linkerwaarde, waar standaard ‘Verplaatsen naar’ is ingevuld, aanpassen. De waarde die ernaast staat, wisselt. Zo staat er bijvoorbeeld bij de waarde ‘Afwijzen’ een opgaaf van reden. Als je klaar bent met het instellen van het filter, klik je op ‘Opslaan’.

    Gedeelde gegevens van een andere gebruiker in Kerio hosted mail

    Naast het delen van gegevens met andere gebruikers, kunt u ook gegevens van andere gebruikers inzien als zij deze met u gedeeld hebben.

    Als een gebruiker mappen met u deelt, dan ziet u een extra optie in de linker kolom genaamd 'Gedeelde mappen'. Als u hier klikt op het plusje, dan ziet u alle mappen die met u zijn gedeeld. Door te klikken op het plusje voor de gedeelde map kunt u deze mappen toevoegen aan de linker kolom.

    Gedeelde hosted mail mailbox openen in Microsoft Outlook (Windows)

    Maak je naast webmail ook gebruik van een Windows computer met daarop Microsoft Outlook en de Kerio Outlook Connector en wil je ook hier de gedeelde mappen in zien? Dan kun je een gedeelde mailbox toevoegen aan Microsoft Outlook. Volg daarvoor deze stappen:

    1. Open Microsoft Outlook.
    2. Ga naar de accountinstellingen en dubbelklik op de mailbox 'Kerio Connect'.
    3. Klik op het tabblad 'Overige postbussen' en klik op 'Toevoegen'.
    4. Vul de gedeelde mailbox in en klik op 'OK'.
    5. Wanneer alle gedeelde mailboxen zijn toegevoegd, klik je nogmaals op 'OK' en sluit je de accountinstellingen af.

    Nu is de gedeelde mailbox toegevoegd aan Microsoft Outlook. Hierbij worden alle gedeelde items weergegeven. Behalve de gedeelde mailbox kan de agenda ook gedeeld zijn. Deze vind je terug onder ‘Agenda’.

    Staan niet alle gedeelde items in Microsoft Outlook? Dan kan het zijn dat je in de webmail nog de te synchroniseren mappen moet selecteren. Dit is ook nodig als je gebruikmaakt van een Exchange- of Exchange Active Sync-verbinding. Om de te synchroniseren mappen te wijzigen, volg je deze stappen:

    1. Log in op de webmail (Kerio Connect).
    2. Klik rechts bovenin op je naam en klik op 'Instellingen'.
    3. Klik op 'Mappen te synchroniseren'.
    4. Zet een vinkje voor alle mappen die via Exchange, Exchange Active Sync of Kerio Outlook Connector gesynchroniseerd moeten worden. Vergeet hierbij niet de gedeelde mappen.
    5. Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen op te slaan.
    Inloggen op de webmail van Kerio hosted mail

    De hosted mail-omgeving beschikt over een uitgebreide webmail client: Kerio Connect. Binnen Kerio Connect kun je je mailbox volledig beheren.

    Om in te loggen op de webmail, log je met je internetbrowser in op de mailserver die we voor je hebben ingericht. De server waarop je kunt inloggen, staat in de e-mail met inloggegevens die je van ons hebt ontvangen.

    Er verschijnt een inlogscherm. Log hier in met het gebruikersnaam en wachtwoord dat je van ons hebt gekregen.

    Druk op de knop ‘Aanmelden’ om naar het webmailprogramma te gaan.

    Na het inloggen kom je terecht in het webmailprogramma. Je kunt hier onder andere je e-mail bekijken en beantwoorden. Daarnaast kun je een agenda inrichten en contactpersonen aanmaken.

    Standaard kom je terecht in je Postvak In, waarin je de e-mails kunt terugvinden. Deze indeling komt overeen met andere standaard-e-mailprogramma’s.

    Mailboxquota in Kerio hosted mail

    E-mails, contacten, agendagebeurtenissen en bijlagen van e-mails nemen schijfruimte in. Wil je exact weten hoeveel schijfruimte je hebt gebruikt en hoeveel er nog beschikbaar? Dat kun je opvragen via de webmail (Kerio Connect)..

    In het instellingenmenu kun je controleren hoeveel schijfruimte je mailbox verbruikt en hoeveel ruimte er nog over is. Klik hiervoor rechtsboven op je naam en vervolgens op ‘Instellingen’. Hierna klik je aan de rechterkant op ‘Mijn quotum’.

    Submappen aanmaken in Kerio hosted mail

    Het is mogelijk om je e-mailberichten te groeperen in submappen. Op deze manier kun je beter orde houden in je mailbox.

    Om een submap aan te maken, klik je met de rechtermuisknop op de map, of links op het pijltje dat in het menu verschijnt. Kies vervolgens voor ‘Nieuwe map’.

    Voer in het tekstveld de naam in van de nieuwe submap en klik vervolgens op ‘Enter’ of op een willekeurige plek op het scherm. Hierna is de submap aangemaakt. Je kunt hier nu e-mailberichten naartoe slepen.


    Deel dit item: